Tasikmalaya , 17 Januari 2014
Hal : Proposal
Kepada Yth,
Kepala Sekolah SMK
RIYADHUL ULUM
Di tempat
Dengan Hormat,
Puji dan syukur kita panjatkan kepada Tuhan yang Maha
Esa. Karena lindungan dan hidayahnya kami bisa melakukan berbagai inovasi teknologi dalam
pengembangan sebuah sistem. Ucapan terima kasih kepada pihak SMK RIYADHUL ULUM yang telah
memberikan kesempatan untuk pengajuan proposal dalam proses pengembangan sebuah
sistem yang ada di SMK RIYADHUL ULUM. Kami adalah penyedia jasa pembuatan
aplikasi sistem perpustakaan yang bertujuan berpatisipasi mengembangkan
sistem perpustakaan agar kinerja petugas perpustakaan lebih maksimal dalam
melakukan beberapa kegiatan seperti pemasukan data buku-buku baru dan
pencarian buku.
Berdasarkan perkembangan sistem yang ada saat ini, kami
akan mengembangkan sebuah aplikasi sistem perpustakaan untuk SMK RIYADHUL ULUM.
Untuk membuat sebuah aplikasi sistem informasi perpustakaan tersebut kami
menggunakan bahasa pemograman PHP, dengan database MySql dan Macromedia Flash
dan Dreamweaver.
Demikian proyek pengembangan sistem informasi yang kami
tawarkan, jika bapak atau ibu berminat dengan proposal penawaran kami, kami
menunggu kabar dari bapak atau ibu melalui email atau telpon yang sudah
tertera, hingga 10 hari setelah hari ini. Dikarnakan kami akan
mengerjakan proyek yang lain. Atas perhatiian dan kerja samanya kami ucapkan
terima kasih.
Hormat Kami
Tim pengembang
DAFTAR ISI
Latar belakang masalah
Rumusan Masalah
Batasan Masalah
Ruang Lingkup Proyek Sistem
Modul Pengembangan
Manfaat Pengembangan Sistem
Tujuan Perencanaan Proyek
Solusi yang diusulkan
Tujuan Perencanaan Proyek
Hasil yang diharapkan
Waktu Pelaksanaan Proyek
Rancangan Biaya Sistem Informasi
Tenaga Pelaksana
Metodologi
Kelayakan Hukum
Jaminan Purna Jual
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan
tak bisa dipisahkan dari pembelajaran siswa-siswi di sekolah dalam mencari ilmu
pengetahuan. Fasilitas yang disediakan sekolah ini, sangatlah bermanfaat bagi
semua siswa apabila bisa memanfaatkannya secara maksimal. Koleksi buku pada
perpustakaan hendaknya selalu diperbaharui pada setiap periodenya sesuai dengan
penerapan sistem pendidikan yang diterapkan oleh pemerintah. Namun, tidak semua
perpustakaan menerapkan teknologi dalam proses kegiatan perpustakaan seperti
peminjaman buku, pendaftaran anggota, pencarian buku dan lain-lain. Hal ini
membuat kegiatan perpustakaan dilakukan secara manual atau menggunakan
pembukuan.
SMK RIYADHUL ULUM merupakan salah satu sekolah menengah kejuruan di daerah Cisempur Tasikmalaya. Pada tahun 2014 ini, SMK RIYADHUL ULUM bertekad memperbaiki infrastruktur dan kinerja para
guru-guru agar bisa menjadi sekolah yang berbasis internasional. Namun,
perbaikan infrastruktur tidak dibarengi dengan perkembangan sistem informasi di
dalam sekolah ini. Salah satunya adalah belum terkomputerisasinya sistem
pengelolaan perpustakaan, dengan penerapa sistem manual membuat kurang
maksimalnya kinerja perpustakaan. Beberapa Contohnya, sistem pencarian buku
yang memakan waktu dan peminjaman buku yang masi dicatat dalam bentuk
pembukuan. Hal ini membuat pelayanan terhadap siswa-siswi SMK menjadi kurang baik.
Dengan
menganalisa gejala-gejala permasalahan tersebut, kami dapat menarik kesimpulan
mengenai suatu peluang pengembangan sebuah aplikasi perpustakaan yang
diterapkan pada sekolah ini. Aplikasi tersebut berbentuk web yang berisi
kegiatan-kegiatan perpustakaan yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi
sebuah sistem terkomputerisasi, contoh seperti pengelolaan daftar buku yang
dipunya oleh perpustakaan dalam bentuk database. Aplikasi ini dibangun dengan
tampilan user interface yang user friendly, sehingga bagi pengguna yaitu
pegawai perpustakaan bisa menggunakannya dengan mudah. Tampilan dibuat
menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan Macromedia Flash 8, Database
menggunakan MySql dan yang terpenting coding pemrograman menggunakan PHP.
Pengembangan sistem ini dimaksudkan untuk meningkatkan
kinerja dari perpustakan dan mendukung Sma 4 Bogor menjadi sekolah yang tidak
hanya berbasis internasional, namun menjadi sekolah negeri yang berbasis
teknologi informasi kedepannya.
1.2 Rumusan Masalah
Aplikasi ini
dibuat untuk perpustakaan “SMK RIYADHUL ULUM”, aplikasi ini dapat membantu
kinerja perpustakaan yang sebelumnya menggunakan sistem manual untuk melakukan
setiap kegiatannya. Sistem baru ini dapat membantu kinerja perpustakaan lebih
cepat dan terkomputerisasi seperti pendaftaraan anggota, pencarian buku,
peminjaman buku, pengembalian buku, perhitungan denda dan pemeliharaan data
buku. Aplikasi ini berbentuk web yang penggunaannya diperuntukkan bagi pegawai
perpustakaan. Sistem ini dibangun menggunakan beberapa software :
1.
Coding
pemrograman menggunakan bahasa PHP
2.
Database
menggunakan MySql
3.Tampilan sistem informasi menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan macromedia
Flash 8.
1.3 Batasan Masalah
Batasan Masalah dari perumusan masalah
diatas adalah sebagai berikut :
1. membahas tentang proses :
a. pendaftaraan
anggota
b. Pencarian
buku
c. Peminjaman
buku
d. Pemngembalian buku
e. Pemeliharaan data
f. Perhitungan denda
2. Tidak membahas tentang pembelian buku atau
penjualan buku.
3. Tidak membahas tentang pembuatan laporan.
4. Sistem informasi berbasis web yang
penggunaannya hanya untuk pegawai perpustakaan.
Pada proposal
ini kami tim pengembang ingin memberikan batasan masalah. Dalam membangun
Aplikasi perpustakaan “SMK RIYADHUL ULUM” yaitu hanya
pada pembuatan aplikasi web. Aplikasi ini di tujukan untuk pegawai perpustakaan
untuk mendokumentasikan kegiatan pinjam meminjam buku dan untuk siswa SMK
RIYADHUL ULUMsebagai media untuk memesan buku secara online.
Ruang Lingkup Proyek Sistem
Proyek sistem informasi perpustakaan “SMK RIYADHUL ULUM” yang akan
dikembangkan memiliki beberapa ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu
sebagai berikut:
1. Menganalisis
setiap prosedur-prosedur yang berhubungan dengan pendaftaraan anggota, cara
peminjaman buku , pengembalian buku dan pengarsipan data.
2. Mendesain
sistem sistem utama aplikasi sistem informasi perpustakaan
3. Pembuatan
aplikasi sistem informasi perpustakaan.
4. Pelatihan
terhadap pegawai perpustakaan
5. Pemeliharaan
sistem pada aplikasi yang akan dibuat
6. Dokumentasi
sistem yang telah di buat
Menerapkan
serta melakukan percobaan sistem informasi ini sampai dengan penerapan sistem
informasi ini secara berjalan dengan baik.
Modul Pengembangan
1. Modul daftar
buku yang tersedia
2. Modul
pendaftaraan anggota
3. Modul
peminjaman buku dan pengembalian buku
4. Modul pengorganisasian
data
5. Modul
pemeliharaan data buku
Manfaat Pengembangan Sistem
Manfaat dari pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan
pelayanan perpustakaan kepada siswa-siswa “SMK RIYADHUL ULUM”
2. Memudahkan siswa-siswi
untuk pendaftaraan anggota perpustakaan, peminjaman buku dan pengembalian buku.
3. Mengganti sistem
manual ke dalam sistem baru yang lebih terkomputerisasi.
4. Mempermudah untuk
pencarian buku.
5. Pemeliharaan
data lebih cepat dan mudah dilakukan.
Tujuan
Perencanaan Proyek
Tujuan dirancangnya proyek sistem informasi perpustakaan ini antara lain:
1. Mengurangi jumlah
antrian siswa dan memberikan pelayanan peminjaman dan pengembalian buku
lebih cepat dari sebelum sistem ini dibuat.
2. Proses pemeliharan data
dapat dilakukan dengan pengarsipan melalui media komputer dan
proses pemeliharaannya jauh lebih mudah jika dilakukan dengan
komputerisasi.
Solusi
yang di usulkan
1. Mudah digunakan dengan berbagai fasilitas
menu yang terintegrasi mulai dari pengadaan, pengolahan buku dan bahan koleksi
lainnya ( karya tulis siswa dan guru, artikel majalah ,dan bahan audio visual
yang dapat diakses secara full text dalam bentuk digital), sirkulasi,
pengelolaan keanggotaan, manajemen sistem data dan lain-lain yang dapat
disesuaikan dengan kebutuhan).
2. Praktis dan cepat
3. Fungsional dan akurat
4. Terintegrasi antara perpustakaan
tradisional dan digital (hybrid library)
5. Jaminan pemeliharaan (purna jual)
yang berkesinambungan dan murah
Hasil yang diharapkan
Menghasilkan
beberapa laporan atau hasil print out yang dibutuhkan, antara lain:
1. Nomor panggil (label) buku
secara otomatis.
2. Barcode nomor induk buku dan anggota
3. Kartu anggota
4. Statistik (bahan pustaka dan
keanggotaan)
5. Stock Opname
6. Laporan peminjaman dan uang denda
7. Kontrak Pembelajaran (silabus dari
Dosen/Pengajar), dan lain-lainnya.
Waktu Pelaksanaan Proyek
Kegiatan dan waktu pelaksanaan
|
Januari
|
Maret
|
April
|
|||||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Analisis Kebutuhan
|
||||||||||||
Design fungsi
|
||||||||||||
Pemograman
|
||||||||||||
Pengujian
|
||||||||||||
Instalasi
|
||||||||||||
Pelatihan
|
||||||||||||
Pemeliharaan
|
||||||||||||
Dokumentasi
|
||||||||||||
Rancangan Biaya Sistem Informasi
1.
Biaya persiapan
Tipe Requitment
|
Spesifikasi
|
Harga Satuan ( Rupiah )
|
Software
|
Macromedia dreamweaver 8
Macromedia flash 8
My SQL Server
Domain & Hosting
|
1.700.000
1.700.000
-
200.000/bulan
|
Hardware
|
1 Paket Komputer ( PC )
Modem Eksternal
1 Printer
|
4.800.000
500.000
3.550.000
|
JUMLAH
|
12.450.000
|
2. Biaya
Pengerjaan :
No.
|
Perincian
|
Biaya ( Rupiah )
|
1
|
Analisis kebutuhan
|
5000.000
|
2
|
Design Fungsi
|
3000.000
|
3
|
Pemograman
|
3. 200. 000
|
4
|
Pengujian
|
1.000.000
|
5
|
Instalasi
|
2.500.000
|
6
|
Pelatihan
|
2.500.000
|
7
|
Pemeliharaan
|
2000.000
|
8
|
Dokumentasi
|
1000.000
|
Jumlah
|
20.200.000
|
Tenaga Pelaksana
Untuk mengembangkan sistem Informati perpustakaan “SMK RIYADHUL ULUM”
berbasis web, maka dibutuhkan tim pengembang yang kompeten di bidangnya
masing-masing, sebagai berikut:
1.
Project Manager dan System Analisis
: Yunita Sri Haryani
2.
Database
Engineering
: M. Syabarudin Aji
3.
Graphic and Software
Engineer : M. Ibnu Athoila
Metodologi
Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis.
Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek Aplikasi Sistem
Informasi perpustakaan Berbasis Web, tahapannya sebagai berikut:
1.
Analisis Kebutuhan
Mempelajari proses-proses dan indentifikasi data-data yang dibutuhkan,
dalam perancangan suatu aplikasi informasi percetakaan berbasis web. Sehingga
dapat memenuhi kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini untuk meningkatkan pelayanan
efesiensi dan keputusan.
2.
Desain Fungsi
Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data
Flow Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dan
sebagainya sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis
yang dikehendaki.
3.
Pemograman
Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah
dibuat. Lama Pengerjaan, kerumitan dan Jumlah baris coding menentukan
besar-kecilnya harga Aplikasi yang dibuat.
4.
Pengujjian
Melakukan beberapa testing dengan uji prilaku (behavior testing), focus
terhadap input dan output, dan testing terhadap fungsionalitas sistem.
5.
Instalasi
Mengganti sistem lama dengan menempatkan sistem baru yang telah
dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah sesuai dengan
fungsinya.
6.
Pelatihan
Sebelum aplikasi program dijalankan/ kunjungi oleh user, pihak developer
proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih pegawai perpustakaan “SMK
RIYADHUL ULUM” yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat.
Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka
sehingga tidak menyulitkan para pengguna aplikasi selanjutnya.
7.
Pemeliharaan
Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah
diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk
memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa
beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.
8.
Dokumentasi
Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat
untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk
bug bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dan sebagainya.
Kelayakan Hukum
Secara hukum, seluruh perangkat baik software maupun hardware termasuk
prosedur-prosedur yang akan digunakan tidak menyalahi ketentuan yang berlaku di
negara Indonesia serta ketentuan perusahaan.
